المحاسبة الالكترونية بناء النظام (برامج وادلة محاسبية للتحميل مجانا)

من واجبنا نحن كمحاسبين او مستثمرين واصحاب شركات معرفة الطرق الماليه التى تدار بها المؤسسات من ناحية ومعرفه ما هى المحاسبه كعلم وما هى المحاسبة الالكترونيه وما هى اهم التطبيقات العمليه للمحاسبه الالكترونيه فى المنطقة العربيه وفى العالم وكيفية بناء النظام المحاسبي.

تجميع : عمر الجبلي

 المحاسبة الالكترونية 

مقدمة :

يعتبر العصر الحالي هو عصر ثورة المعلومات والاتصالات، وتعد المعلومات هي السمة الأهم للعقود الأخيرة من القرن العشرين، حيث أدى تطور تكنولوجيا المعلومات إلى ازدياد حجم المعلومات التي يجب أن تعالج وتخزن وتقدم للنظام بشكل كبير مما عقد عملية التحكم بها والسيطرة عليها، وقد انتشرت تطبيقات تكنولوجيا المعلومات في شتى المجالات وعلى جميع المستويات، وأصبح استخدام الحاسوب في معالجة المعلومات المحاسبية يعد خطوة ضرورية وهامة جدا لإنتاج واستهلاك المعلومات في المنشأة.
ويعد التطور السريع في تكنولوجيا المعلومات والانتشار الواسع للنظم والبرامج الصديقة للمستخدم، بالإضافة إلى رغبة المنشآت في إقتناء وتطبيق أحدث النظم والبرامج الإلكترونية دافع أساسي لاستخدام الحاسب الآلي وأداء العديد من المهام والوظائف المحاسبية بصورة أسرع وأدق، ولكن على الجانب الأخر فإن هذا التقدم التكنولوجي الهائل قد يحمل بين طياته العديد من المخاطر الهامة المتعلقة بأمن وتكامل النظم المحاسبية الإلكترونية، نظرًا لأن التطور في الحاسبات وتكنولوجيا المعلومات لم يصاحبه تطورا مماثلا في الممارسات والضوابط الرقابية، كما لم يواكب ذلك تطورا مماثلا في معرفة وخبرات ووعي العاملين بتلك المنشآت.
ولذلك فإن نظام المعلومات المحاسبي في أي منشأة يجب أن يتضمن وسائل وضوابط رقابية على البيانات حتى يتم تقديم تقارير تحتوي على معلومات موثوق بها من قبل مستخدمي نظام المعلومات.
وللمحاسبين دور هام في تطوير وتقييم مقاييس الرقابة والأمان في نظام المعلومات المحاسبي، فهم يعملون عن قرب مع مصممي النظم أثناء تطوير نظام المعلومات المحاسبي حتى يتم التأكد من أن مقاييس الرقابة والأمان مناسبة وكافية، وإدخال الحاسب الآلي في نظام المعلومات يؤثر على وسائل الرقابة والأمان للبيانات، فرغم المزايا التي يخلقها التشغيل الآلي للبيانات من الدقة والسرعة، فإن المشاكل الخاصة بالرقابة قد تؤدي إلى سهولة التلاعب في البيانات وعدم دقة المخرجات.

وتعتبر نظم المعلومات أو تكنولوجيا المعلومات أحد المجالات الهامة التي ينبغي على المحاسبين الإلمام بها والتعرف عليها وذلك نظرا لاعتماد المحاسبين على كم كبير من المعلومات في عملهم والتي يمكن الحصول عليها من خلال نظام المعلومات المحاسبي الذي يعتبر كأداة فعالة لتوفير المعلومات اللازمة للإدارة أو المؤسسة.

 

دور الكمبيوتر فى المحاسبة Role of computers in accounting

 بينما يقوم نظام المحاسبة الورقية للتسجيل بالاستعانة بمجموعه من الدفاتر مثل دفتر يومية عامه، دفتر حساب الاستاذ، دفتر النقدية، دفتر حسابات العملاء، ودفتر حسابات الموردين وهكذا مجموعه دفاتر خاصة لكل تحليل للعمليات، كما يقوم المحاسب بعمل تجميع يدوى لحسابات الأستاذ العام واليومية العامة وإعداد القوائم المالية بطريقة يدوية.

يقوم نظام الكمبيوتر والتكنلوجيا الحديثة بأداء مهام ووظائف المحاسبة المختلفة بطريقة الكترونية مثلا عند إعدادا فاتورة المبيعات يقوم الكمبيوتر بحساب أجمالي الاصناف والقيمة وحساب الخصم ثم يقوم بعمل قيد اليومية وترحيله للحسابات بشكل تلقائي بمجرد حفظ الفاتورة.

المحاسبة الالكترونيه

المحاسبه الالكترونيه هى استخدام الكمبيوتر وتطبيقاته في المحاسبة حيث يقوم الكمبيوتر بعمليات تجميع المدخلات والقيود اليوميه والفواتير ويقوم بتخزينها وعمل عمليات معالجه حسابيه عليها للحصول على تقارير مالية وتحليل مالى وبيانى لتلك العمليات

والشركات سواء كانت صغيرة اوكبيرة تقوم بتعيين محاسبين لمساعدتهم فى إعداد الحسابات الماليه وتحديد ارصدة الحسابات ويقوم المحاسبين بالتسجيل واستخراج التقارير الماليه سواء كان ذلك بطريقة يدويه او الكترونيه.

 الفرق بين المحاسبة اليدوية والالكترونية 

إذا أخذنا النواحى المشتركه بين المحاسبة الورقية و الإلكترونية نجد أن كل من المحاسبة الورقية او الإلكترونية يحتوى على الدورة المحاسبية بخطواتها من تسجيل وترحيل لحسابات الاستاذ وإعداد ميزان المراجعه ثم قيود التسويات وميزان المراجعه بعد التسويات ثم نهاية بإعداد القوائم الماليه وتحليلاتها ومرفقاتها.

اما نواحى الاختلاف نجد ان المحاسبة اليدويه تستخدم القيود الورقية ودفاتر حسابات الاستاذ، أما المحاسبة الالكترونيه تستخدم الجداول الالكترونيه أو البرامج المصممه بالدورة المحاسبية لتطبيقها على الكمبيوتر بطريقة اًليه حيث تقوم بتسجيل القيد فقط او ما يمثله فيقوم البرنامج بعمل حسابات الاستاذ وميزان المراجعه و القوائم الماليه بطريقة الكترونيه

  نشأة المحاسبة الالكترونية

ظهرت المحاسبة الالكترونية في مطلع الألفية الثالثة كأحد المفاهيم والمصطلحات المعاصرة لتكنولوجيا المعلومات وقد انتشر سريعا هذا الفرع للمعرفة كنتيجة لتغير الدور المهني للمحاسب ، حيث أدى التقدم التكنولوجي السريع في مجالات تكنولوجيا المعلومات وشبكات الاتصال والحاسبات إلى ميكنة الجزء المتكرر في المحاسبة وتحويله بالكامل للحوسبة لينفذ أليا بمجهود محدود للغاية .

 اسباب استخدمها في المؤسسات:

·        السرعه في تنفيذ وتسجيل العمليات وترحليها.

·         دقة النتائج وخلوها من الاخطاء.

·        تسهيل واحكام الرقابة علي البضائع.

·        تسهيل متابعة التغيرات في السجلات.

·        سرعة طباعة الوثائق وكشوف الحسابات.

·        القدرة علي إعطاء البيانات بصورة تحليلية متعددة.

 نظام المحاسبة الإلكترونية oncept of Computerised Accounting System

النظام المحاسبي الإلكتروني هو نظام المعلومات المحاسبية الذي يعالج المعاملات والأحداث وفقا لمبادئ المحاسبة المقبولة قبولا عاما (GAAP) لإعداد التقارير المالية وفقا لمتطلبات المستخدم.

ونظام المحاسبة، يدوي أو إلكترونى ، له جانبان.

أولا، عليه أن يعمل في إطار مجموعة من المفاهيم واضحة المعالم ووفق المبادئ المحاسبية.

ثانيا، أنه يوجد إطارا عام او دليل معرف للمستخدم لحفظ السجلات وتوليد التقارير.

في نظام المحاسبة الإلكترونية، هذ الإطار يسمى إطار تخزين ومعالجة البيانات وبيئة التشغيل التي تتكون من الأجهزة والبرامج التى تعمل داخل النظام المحاسبي، وهو النوع الذي يحدد طبيعة وبيئه المستخدم ويتم ربط البرامج بأجهزة الكمبيوتر ويتم تحديد مكونات الاجهزة وانواعها وإصداراتها بناء على نوع البرنامج الذى سيتم تشغيله وكذلك عدد المستخدمين ومستوى السرية وطبيعة الأنشطة المختلفة من الإدارات الفنية في المنشأة

على سبيل المثال،لو منشأة صغيرة تبلغ عدد المعاملات وتنوعها صغيرفإن كمبيوتر شخصي مع برنامج قد تكون كافية.

 

أما من أجل تنظيم الأعمال التجارية الكبيرة مع عدد من المصانع والمكاتب المنتشرة جغرافيا، ثمة حاجة لأنظمة كمبيوتر أكثر قوة تدعمها شبكات متطورة للتعامل مع البيانات الضخمة ومتطلبات إعداد التقارير المعقدة. ومن أجل التعامل مع هذه المتطلبات، تستخدم أنظمة تشغيل متعددة المستخدمين.

 مميزات استخدام الحاسوب في مجال نظم المعلومات المحاسبية

لا شك أن استخدام الحاسب الالكتروني باختلاف أنواعه في مجال العمل المحاسبي ضرورة تفتضيها طبيعة العمل ذاته من ناحية، ومن ناحية أخرى لما يمكن أن تحققه هذه الوسيلة من مزايا وفوائد. ومن أهم هذه المزايا ما يلي:

• الدقة والسرعة في إعداد المستندات وإجراء العمليات الحسابية، وتنفيذ الإجراءات المحاسبية مثل: عمليات التسجيل، التبويب، التحليل، وحفظ المستندات. وهذا يؤدي بدوره إلي توفير الوقت والمجهود، وتقليل حجم الأخطاء الحسابية، وتخفيض تكاليف تشغيل العمليات الحسابية التي تقوم بها المنشأة.

• تحسين عملية حفظ الدفاتر والمستندات المحاسبية وتسهيل عمليات تجميعها وتخزينها واسترجاعها في شكل معلومات لإدارة المنشأة.

• سرعة إنجاز العمليات المتشابهة في وقت واحد، وتسجيل عدد كبير من العمليات المحاسبية، واستخدام عدد أقل من الأفراد في وقت قصير. 

• أحكام الرقابة الداخلية والذاتية على تنفيذ العمليات، بحيث يمكن تلافي الأخطاء في مراحل التشغيل المختلفة أول بأول. مما يحقق الدقة في استخراج المعلومات والنتائج النهائية، وذلك نظراً لاحتواء الحاسوب على وسائل للضبط والرقابة والتحقق من النتائج، تمكن لإدارة من التثبت من صحة العمليات.

• زيادة الثقة في المعلومات الناتجة من التشغيل على الحاسب الالكتروني والمعروضة في التقارير، بحيث يمكن استخدامها من قبل متخذي القرارات، كأساس سليم و موثوق به لاتخاذ القرارات.

• تحسين عمليات الرقابة واتخاذ القرارات، عن طريق زيادة كفاءة أنظمة الرقابة الإدارية وتقديم المعلومات والتقارير المناسبة، بالإضافة إلى سرعة توصيل معلومات التغذية العكسية الناتجة عن تطبيق القرارات.

• كذلك يؤدي استخدام الحاسب إلى توفير المرونة الكاملة في تصميم نظم المعلومات المحاسبية، من خلال خزن واسترجاع المعلومات في الوقت المناسب، نظراً لاحتوائه على قاعدة بيانات متطورة، وهي أهم ما يميز الحاسبات في مجال الأعمال المحتسبة.

وأخيراً يساعد استخدام الحاسوب في تطبيق وتزاوج أساليب المعرفة الأخرى مثل: أساليب بحوث العمليات، مما يساعد بدوره على إنشاء نظام متكامل للمعلومات المحاسبية والإدارية، وفتح آفاق جديدة للأبحاث والدراسات العلمية والعملية.

كما يجب مراعاة أن مزايا الحاسوب وفوائده المحققة عموماً أمر يعود إلي المستخدم أو إدارة المنشأة، فهي الجهة الوحيدة القادرة على تحديد مدى ما يمنحه الحاسب من منافع من جراء تشغيل أنظمة المعلومات بصفة عامة، ونظم المعلومات المحاسبية بصفة خاصة. كما ، أنه لا بد من خلق موازنة ومفاضلة، من خلال دراسة تقوم بها الإدارة وبمعاونة الخبراء في تحليل النظم، ما بين الفوائد المتوقعة من استخدام الحاسوب، وبين تكاليف تشغيله، حتى يمكن الوصول لاستخدام اقتصادي رشيد للحاسوب، بمعني أن تفوق المنافع الناتجة عنه تكاليفه. كما يجب مراعاة أن التكاليف يمكن قياسها بشيء من الدقة، إلا أن جانب الفوائد يصعب قياسه أو التعبير عنه كمياً، حيث يصعب قياس الفائدة التي تعود على الإدارة من دقة المعلومات أو سرعة الحصول عليها. لذا فالقرار الخاص باستخدام الحاسب من عدمه قرار شخصي يجب أن تتخذه الإدارة بنفسها بعد الاطلاع على الدراسات التمهيدية، التي يقوم بها الخبراء في ذلك، ومن ثم فإن الإدارة أقدر من غيرها على تقدير الفوائد والمزايا التي ستعود على المنشأة من جراء استخدام الحاسوب. 
هذا وجدير بالذكر أن الدراسات التمهيدية لإقرار استخدام الحاسوب من عدمه تتوقف عادة على ثلاثة خطوات رئيسية هي:

- تحديد تكاليف تأدية العمليات المحاسبية عند إتباع النظام اليدوي.

- تحديد تكاليف تأدية العمليات المحاسبية عند إتباع نظام الحاسب الالكتروني.

-مقارنة تكاليف تأدية العمليات المحاسبية عند إتباع النظام اليدوي بتكاليف تأديتها عند إتباع النظام الإلكتروني واستخلاص نتائج المقارنة بين النظامين.

 وبناء على نتيجة المقارنة يتم استخدام الحاسوب إذا تبين أنه يؤدي إلي خلق وفورات في تكاليف تشغيل العمليات، و إلا فعدم استخدامه إن لم يحقق وفورات. ومع ذلك قد تتخذ بعض الإدارات قرارات جريئة باستخدام الحاسوب، مع علمها بأنه قد يشكل نوعاً ما عبئاً مالياً عليها، ولكن قد تجد الإدارة المبرر لتحمل هذه الزيادة في تكاليف التشغيل السنوية عند إتباع نظام الحاسوب، نتيجة لتوافر بعض المزايا الإضافية التي يحققها الحاسوب في مجال أعمالها المحاسبية ومن ثم استخدامه. وعليه ، أنه ينبغي دائماً مراعاة المزايا الإضافية المترتبة على استخدام نظام الحاسوب في إدارة نظم المعلومات المحاسبية عند إجراء الدراسات التمهيدية.

 أهمية الحاسوب في التطبيقات المحاسبية

   تميزت العقود الأخيرة من القرن العشرين بظهور تطورات كبيرة في تكنولوجيا المعلومات وأصبح العديد من الباحثيين يسمي الفترة الحالية بعصر ثورة المعلومات ومن مظاهر هذه الثورة ظهور ما يسمى مجتمع المعلومات واعتبار المعلومات عنصراً هاماً من عناصر الإنتاج لها دور هام في تحديد كفاءة وفعالية الشركة لذلك فقط اتجهت العديد من الشركات إلى أتمتة نظمها من أجل التحكم بالكم الهائل من المعلومات الضرورية وضمان وصول هذه المعلومات بشكل دقيق وملائم إلى المستخدمين بهدف استخدامها في عملية اتخاذ القرارات.

  يعد استخدام الحاسوب في معالجة البيانات المحاسبية واحداً من أقدم الاستخدامات نظراً لما تتمتع به نظم المعلومات الحاسوبية من خصائص جعلت منها هدفاً لمبرمجي الحاسوب من أهمها:

·        تحتوي على كمية كبيرة من البيانات التي يجب أن تسجل وتعالج وتخزن مما يبرر استخدام الحاسوب لترشيد تكاليف العمل.

·        تعالج هذه البيانات وتصدر نتائجها في فترات دورية محددة.

·   وجود عدد كبير نت المستخدمين للمعلومات المحاسبية الأمر الذي يتطلب تعدد أشكال عرض المعلومات المحاسبية بحسب المستخدمين والهدف منها.

·        تعالج هذه البيانات وفق أسلوب محدد مسبقاً مما يعني ثبات خوارزمية الحل.

ومما لاشك فيه أن الحاسب يمتلك مجموعة من الخصائص تجعله مؤهلاً لتوفير المعلومات المحاسبية بالشكل الذي يلبي المتطلبات ومن هذه الخصائص :

1.     السرعة الفائقة في اداء العمليات الحسابية والمنطقية : بالتالي تزويد أصحاب المصلحة بالمعلومات اللازمة لإتخاذ القرارات بالسرعة المطلوبة

2.     الدقة العالية في أداء العمليات الحسابية والمنطقية : حيث يقوم الحاسوب بإعطاء النتائج بدقة عالية جداً فضلاً على أنه يعطي نتائج خالية من أي نسبة خطأ إلا ما قد يرتكبه الملقن أثناء عملية إدخال البيانات من أخطاء.

3.     الموثوقية : يستطيع الحاسوب العمل بشكل متواصل لفترات طويلة من الزمن دون تعب بعكس الإنسان الذي يتأثر بعوامل كثيرة تؤثر على دقة العمل.

4.     التوافق : يمكن للحاسوب إجراء العديد من الاختبارات الرقابية المبرمجة مسبقاً للتأكد من تحقق الشروط التي يطلبها النظام مثل فحص الحد الأعلى للائتمان في عمليات البيع المؤجل أو نقطة إعادة الطلب بالنسبة للمخزون من المواد ووظائف أخرى يمكن برمجتها بحسب حاجة المستخدمين.

5.    القدرة على تخزين كم هائل من البيانات بصورة مؤقتة أو دائمة .

 بناء النظام المحاسبي الالكتروني :

سنتطرق هنا لخطوتين فقط من بناء النظام المحاسبي الالكتروني وسيكون هناك موضوع اخر تكميلي له

أولاً: وهي اهم خطوة اختيار البرنامج المحاسبي المناسب وهنا عدة روابط لتحميل البرامج للتجربة من مصادرها الاصلية عبر رابط مختصر دعما للمدونة :

اسم البرنامج المحاسبي	رابط التحميل
برنامج فينكس المحاسبي نسخة ممتازة	اضغط للتحميل
مستقبل نظم المعلومات المحاسبية في ظل المحاسبة السحابية	اضغط للتحميل
برنامج المتكامل ابرو نسخة من المصدر	اضغط للتحميل
برنامج المتكامل بلاس نسخة من المصدر يمن سوفت	اضغط للتحميل
برنامج المحاسب الاول نسخة كاملة مجانية	اضغط للتحميل
توظيف المحاسبة السحابية في ادارة البيانات وانعكاسها على اتخاذ القرارات	اضغط للتحميل
منصة رائد الاعمال العربي	اضغط للتحميل

 ثانياً: اعداد الدليل المحاسبي وهنا نماذج لأدلة محاسبية متنوعة ولمنمشات مختلفة :

ادلة محاسبية منوعة للتحميل	رابط التحميل
المحاسبة السحابية افق جديد لتنظيم العمل المحاسبي	اضغط للتحميل
جاري الاعداد لتحميل الادلة المحاسبية	اضغط للتحميل

  المراجع :

هنا تجميع بعض المراجع  والكتب والابحاث للتحميل المجاني من مصادرها

 

اسم المرجع والأبحاث لتحميلة من المصدر بصيغة بي دي اف	رابط التحميل
اكثر من ثلاثين مرجع باللغة العربية والانجليزية ومترجم كتب وابحاث	اضغط للتحميل
مستقبل نظم المعلومات المحاسبية في ظل المحاسبة السحابية	اضغط للتحميل
أكثر من 50 مرجع للمحاسب السحابية باللغة الانجليزية	اضغط للتحميل
أكثر من 30 مرجع للحوسبة  السحابية باللغة العربية	اضغط للتحميل
جاري الاعداد لتحميل المراجع من مصادر موثوقة	اضغط للتحميل